こんにちは。うらら先生です。
みなさんは、同じような内容の文書を作るとき、どうしていますか？
以前作った文書を呼び出して、変更部分を修正して作成する？
それも一つの方法ですよね。
そんなときに便利なのが、文書のよく使う部分を「クイックパーツ」として定型文で保存し、必要なときに呼び出して使える機能です。
それでは、さっそく使い方を見ていきましょう。
サンプルとして、このような文書を作ってみました。
ネットで商品を販売している会社の文書を作成してみました。
文書の先頭部分をクイックパーツに保存する
- 保存したい部分を選択します。今回は冒頭の4行を選択します。
- リボンの［挿入］タブをクリックします。
- ［テキスト］グループ – [クイックパーツ]をクリックします。
- ［選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存］をクリックします。
- ［新しい文書パーツの作成］ダイアログボックスが表示されます。
- ［名前］の部分に、わかりやすい名前を付けましょう。今回は「あいさつ文見出し」と名前を付けました。
- ［OK］をクリックします。
文書の本文をクイックパーツに保存
同様に本文部分を選択して、「商品発送文書」と名前を付けて、クイックパーツに保存しました。
保存したクイックパーツから挿入
- ［挿入］タブをクリックします。
- ［テキスト］グループ – ［クイックパーツ］をクリックします。
- 名前を付けた「あいさつ文見出し」をクリックします。
- 「あいさつ文見出し」部分が挿入されました。
同様に、クイックパーツに保存していた「商品発送文書」部分から挿入することができました。
クイックパーツを活用すれば、必要な部分を修正・追加・削除するだけで済むので、新しく文書を一から作るよりも、ぐっと効率よく作業が進められそうですね。
いかがでしたか？
よく使う文書のパーツは、クイックパーツとして上手に保存して、日々の作業をより効率的にしていきましょう！
